Los 4 tips básicos para elegir el espacio de tu evento
A la hora de organizar tu evento tienes que decidir entre muchísimas cosas, lo antes posible y siempre con esa intención que todo sea perfecto. Elegir el espacio es la decisión que tienes que tomar antes que nada y la que mayor impacto causará en tu evento. Todo lo demás se debe adaptar al lugar: la fecha, el catering, qué vas a ofrecer a tus invitados, etc.
Puede sonar un poco agobiante pero no debe ser así en lo absoluto. Te damos los tips básicos para que tomes en cuenta y puedas tomar la mejor decisión, considerando todos los pros y contras y siempre sorprendiendo a los invitados.
Hablando de invitados, lo primero que debes hacer es definir si esperas muchos o pocos. Si esperas muchos, el espacio adecuado debería ser amplio y cómodo. Si esperas pocos, es más fácil personalizar el espacio a algo más cálido, especial y de tu tipo de ambiente.
Y… ¿Cuándo comienzo a buscar el espacio?
Mientras lo hagas lo antes posible, ¡mucho que mejor! Después de saber el tamaño del evento que quieres, tu presupuesto y los invitados, el siguiente paso es empezar a buscar el espacio.
Lo ideal es reservar el espacio con 4 a 6 meses de antelación, para poder planear los demás detalles y que no sea un estrés de último momento.
Más detalles que tomar en cuenta:
- La ubicación
Parece algo obvio, pero a la hora de escoger el sitio debes considerar que este a una distancia razonable para la mayoría de tus invitados o de lugares de trabajo. No importa cual sea el caso, el tráfico, el parqueo y el transporte son factores que deben ser considerados. Brindar un tipo de mapa, compartir la ubicación del sitio o señalizar, si se puede, nunca es mala idea.
- Parking
Los espacios con parking son un oasis en el desierto, pero si tu espacio no cuenta con ello, no es el fin del mundo. Únicamente hay que considerar si hay parkings cerca del sitio al que se pueda acceder o incluso contratar algún servicio de transporte específico para tu evento. Si ese tampoco es el caso… ¿sabías que Uber ofrece descuentos para eventos? No sería mala idea contactar con ellos y darle una opción “eco-friendly” a tus invitados.
- Servicios
¿El espacio ofrece mobiliario, mantelería, cristalería? O ¿material audiovisual, montaje y desmontaje? La mayoría de los espacios te ofrecen ciertos servicios ya incluidos en el precio, pero nunca está de más verificar y preguntar ya que son cosas que pueden afectar y modificar tu presupuesto.
- Por último, lo más importante y deseado… ¡La comida!
Si el espacio tiene cocina y te brinda el catering, ya tienes una parte solucionada que solo tienes que afinar detalles con el espacio. Si no, es común que los espacios tengan exclusividad con otros catering con los que puedes trabajar o te permitan llevar el tuyo. El catering siempre es una buena opción para personalizar tu evento. Tienes más flexibilidad a la hora de elegir la comida, alinear el menú al tipo de celebración y tener más variedad. ¡Todo con el objetivo de encantar y sorprender a tus invitados!
Cada evento es un mundo diferente, pero con estos tips básicos esperamos que la elección del espacio deje de parecer un poco agobiante y pase a ser emocionante. Recuerda que lo importante es que tu y tus invitados se sientan cómodos.
